コラム

雇用後に外国人が提出しなければならない書類とは

新たな人材雇用後、多くの事業所は全従業員に必要書類の提出を求めることでしょう。日本人、外国人共に各事業所が用意した書類を雇用後に提出しなければなりませんが、外国人の場合、日本語で書かれた書類を理解するのが難しいことがあります。
そこで、今回は外国人が採用後に提出しなければならない書類について、意識すべきポイントを踏まえ解説します。

日本の企業が採用前にチェックすべきポイント

適切なビザを持っているか確認する

外国人が日本で働くにあたり、就労ビザを持っていることが必須になります。就労ビザがない外国人を雇っていた場合、罰則が科せられますので注意してください。

また、留学生の場合、「資格外活動許可」がある学生のみ週28時間以内でアルバイトとして就労できます。

在留資格の種類によって就労制限や雇用形態は異なりますので、採用前に必ず在留カードより在留期限や就労可能の有無を確認しましょう。

相手を理解する

外国人労働者の中には、日本語が堪能であることもありますが、全ての人がそうであるわけではありません。また、文化背景によっては、ビジネスマナーやコミュニケーションの方法が異なることがあります。そのため、言語スキルや文化背景を理解した上で、適切なサポートを提供することが重要です。

外国人採用をする際、ほとんどの企業が業務内容に合わせた日本語レベルを設定していることでしょう。しかし実際にコミュニケーションを取ってみるとなかなか相手に伝わらない、誤解が生じるなど、円滑なコミュニケーションが取れない場合があります。

また、文化的背景によってはビジネスマナーやコミュニケーションの取り方が日本とは異なることがあり、時にトラブルを起こす要因の1つになります。「なぜ」伝わらないのかではなく、「どのようにすれば」伝わるのかというマインドセットに切り替える必要があります。
やさしい日本語を使う、マニュアルを外国人労働者の使用言語に翻訳する、マナー研修や新人研修を行うなど、サポート体制を整え異なる文化的価値観を理解することが、外国人採用成功の秘訣だと言えます。

給与や福利厚生についての説明を十分に行う

外国人を雇用する前のチェックポイント

日本と海外とでは、給与や福利厚生に関するルールや考え方が異なる場合があります。
例えば、フィリピンでは給料日が月2回あるため、給与に関してトラブルが生じる可能性があります。日本の労働環境や社会保障制度、給与についてなど十分な説明をする必要があります。

外国人労働者の雇用条件について法令に従う

外国人労働者には、雇用契約書や給与明細書、労働時間管理等、雇用に関する書類作成にも留意する必要があります。また、外国人労働者を雇用する場合は、外国人労働者雇用管理規程を作成し、法令に基づいた雇用を行うことが求められます。

外国人労働者に対するサポート体制を整備する

外国人労働者には、住居探しやビザの取得、銀行口座開設や携帯電話契約など、日本での生活に関する様々なサポートが必要です。例えば、外国人NGのアパートは多く、また住居が見つかっても契約書類が日本語で難しいなど、住み始めるまでに時間がかかります。

また、日本での業務に関しても、言語の壁や文化の違いによるハードルがある場合があります。外国人労働者の生活面を支え、円滑な職場環境を整えることが定着率に繋がります。

外国人採用に踏み切る前にこれら6つの項目を満たしているかどうかを確認することで、より効率的な採用活動が行えるでしょう。

外国人雇用に必要な書類 

外国人従業員が提出すべき必要書類


外国人採用には、以下のような書類が必要となります。

在留資格を証明する書類

外国人労働者が日本で働くには、在留資格を取得していることが必須です。外国人雇用には在留カードや特定活動ビザなど、在留資格を証明する書類が必要となります。

雇用契約書

外国人労働者と雇用契約を締結する際には、雇用契約書が必要となります。雇用契約書には、雇用期間や給与、勤務時間などの条件が明記されています。

労働条件通知書

雇用契約を締結した後、労働条件通知書を提出する必要があります。労働条件通知書には、雇用契約書で決めた条件や社会保険・労災保険の加入状況などが記載されています。

在留管理業務委託契約書

外国人労働者を雇用する場合は、在留管理業務を行うことが求められます。在留管理業務を行う法人と、在留管理業務委託契約書を締結する必要があります。

社会保険や労災保険に関する書類

日本の労働法では、外国人労働者も日本国内で働く場合は、社会保険や労災保険に加入することが義務付けられています。そのため、外国人雇用には社会保険や労災保険に関する書類(健康保険証、年金手帳、労災保険加入証明書など)が必要となります。

給与明細書

外国人労働者には、給与明細書を提供することが求められています。給与明細書には、基本給や手当などの支払い状況が記載されています。

所得税や住民税に関する書類

外国人労働者は、日本国内で収入を得た場合には、所得税や住民税を納める必要があります。そのため、納税に関する書類が必要となります。

外国人に書類提出を求める際に気を付けるポイント

外国人労働者に書類提出を促す際の注意点


採用後、外国人労働者に提出してもらう書類について説明する場合、以下のポイントに注意してください。

提出期限や提出方法の説明

外国人労働者が提出する書類には、提出期限や提出方法が指定されている場合があります。そのため、提出期限や提出方法について予め説明しておくことが重要です。特に、書類提出期限が時間厳守の場合は、外国人労働者に早めに提出するように促す必要があります。

事前準備

提出書類が日本語で翻訳が必要なケース、書類内容が理解できず説明が必要なケースなど、書類を理解するのに時間がかかることがあります。外国人労働者の日本語レベルにもよりますが、書類翻訳や説明の時間を事前に設ける必要があります。

書類コピーの保持

外国人労働者が提出する書類には、コピーを保持する必要がある場合があります。そのため、提出された書類のコピーを保管することが重要です。特に、雇用契約書や労働条件通知書などの重要な書類については、コピーの保管をするように外国人労働者に事前に伝えておきましょう。

プライバシーに関する配慮

外国人労働者が提出する書類には、個人情報が記載されています。そのため、個人情報に関するプライバシーの配慮が必要となります。外国人労働者に対して、個人情報の取り扱いについて十分に説明し、適切に管理するよう呼びかけましょう。

提出期限を守らせるには事前準備が重要

外国人従業員への書類提出催促のポイントは事前準備

外国人労働者にとって、書類内容や提出方法、提出期限など日本のビジネス習慣が理解しづらい場合があります。外国人労働者が提出しなければならない書類には、在留資格証明書や健康診断書、納税証明書などいくつかあります。企業は翻訳した書類の用意や説明の時間を設けるなどし、外国人労働者がスムーズに書類を提出できるよう事前準備しておきましょう。

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