日本企業で外国人労働者が抱えるコミュニケーションの悩み
まずは、日本企業で働く外国人労働者が抱えやすい悩みについて紹介します。
①日本語という言語の壁
日本の職場では、日本語が主なコミュニケーション言語ですが、すべての外国人労働者が日本語を上手に話し、扱えるということではありません。もちろん、日本人以上に、敬語を使い、上手な人がいますが、基本的には、カタコトの外国人が多いのが現実です。
日本語は、海外の他の言語とは異なる文字や文法を持っており、「漢字」「カタカナ」「ひらがな」「ローマ字」など様々な文字を扱う特殊な言語です。そのため、外国人にとって日本で日本語で仕事をするというのは、それだけでかなりのストレスとコミュニケーションミスが発生してしまいます。
②組織形態の違い（ピラミッド型とフラット型）
日本企業では、ヒエラルキーがはっきりしており、上司の指示に従うことが一般的とされ、上司の意見に反対することは避けるべきとされています。つまり、ピラミッド型で権威主義的な組織形態が一般的です。
対照的に、一部の海外企業では、よりフラットな組織構造が一般的であり、役職や職種に関わらず、自分の意見を自由に表現できる文化が多いです。
そのため、日本で働く経験が少ない外国人であればあるほど、このような違いに困惑することが多いようです。
③コミュニケーションスタイルの違い
日本では、相手に対する敬意や礼儀をとても重視します。特に、上司には尊敬と敬意を示し、敬語をよく使います。コミュニケーション方法は、世界中の国々と比べると、控えめで間接的とされています。
一方、海外の一部の国では、敬意や礼儀正しさも大切ですが、日本ほど厳格ではなく、もっとフランクなコミュニケーションが多いです。コミュニケーション方法は国によって異なりますが、日本と比較すると、より直接的なアプローチを取ることが多いです。
そのため、日本に慣れていない外国人であればあるほど、このような違いに困惑することが多いようです。
外国人労働者とのコミュニケーションの取り方のポイント
ここからは、外国人労働者とのコミュニケーションの取り方のポイントを3つ紹介します。
①業務の合間や終業後に個別フォローを行う
外国人の従業員の中には、日本語の会話や読み書きのスキルが低いために、同僚や仕事の関係者と思うようにコミュニケーションが取れないことに悩んでいる人が少なくありません。こうした従業員を放置することで、本人が仕事への意欲をなくしたり、顧客からのクレームの増加につながったりするケースもあるため、早期に職場全体で対処を検討する必要があります。例えば、英語をはじめとした外国語が得意な従業員が職場内にいる場合には、業務の合間や終業後に仕事でよく使う日本語を教えてあげたり、仕事の悩みの相談に乗ったりと個別フォローを行うのも有効です。
また、日本語学習を希望する従業員を対象に会社側の負担で休日の日本語教室の授業料を負担することや、日本語のテキストや通信教材を購入して休憩時間中に勉強ができるようにする方法もあります。将来的に外国人の従業員の増加が見込まれる企業の中には、日本語能力試験など社会で広く認知されている試験の対策のため勉強会を開いているところや、外部から講師を招いて日本語教育を行っているところもあります。なお、日常会話など基本的なコミュニケーションを自然に習得してもらうため、日本人の従業員一人ひとりが意識して様々な場面で外国人の従業員に話しかけることも大切です。
2022.12.12
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②新人の歓迎会や社内の交流イベントを充実させる
外国人の従業員が上司や同僚と信頼関係を築き、日々より良い形でコミュニケーションを取れるようにするには、職場で顔を合わせるだけでなく、歓迎会や社員旅行、運動会といった社内イベントを積極的に取り入れるのも良いでしょう。外国人の従業員の考えや習慣によっては、職場以外で同僚と接することに抵抗があったり、食事の好みが合わなかったりすることもあるため、イベントを企画する際は前もって担当者が本人の意見を聞くことが大事です。また、普段あまり話をする機会がない同僚と仲良くなれるよう、イベント時はお互いにコミュニケーションが取れる企画を考えることや、部署や役職に関係なく従業員に参加を呼びかけるのもおすすめです。
外国人の従業員が主体的に参加しやすいイベントを開催するにあたっては、日頃から外国人の割合が大きい企業のホームページやブログ、SNSなどを参考にしたり、人事部や総務部が中心となって早い時期から打ち合わせをしたりすることが重要です。企業によっては、正社員やパート、技能修習生など、働いている従業員の雇用形態や勤務時間が大きく異なることもあり、従業員の都合に応じてイベントの日程を調整したり、複数の日程でイベントを行ったりと多くの人が参加しやすくなるよう工夫しましょう。その他、イベントの企画内容や参加者の人数、開催時間などを考慮しながら会場選びをすることも大切です。
③外国人採用のアドバイスをしてくれる会社を利用する
外国人の従業員との付き合い方について悩んでいる会社経営者や人事担当者は少なくなく、初めて採用をする場合は的確に指導できなかったり、意思疎通が図れるまでに長い時間を要したりすることもあります。そこで、本格的に外国人採用を進めるにあたって、資金面で余裕があれば採用から育成まで目的に合わせてアドバイスをしてくれる人材コンサルティング会社にサポートをお願いするのも良いでしょう。語学が堪能な人材や、外国の文化や習慣に精通している人材が揃っているコンサルティング会社の中には、経営者や各部署の責任者を対象に多様なコミュニケーションの方法を提案しているところもあります。
会社によっては、対面だけでなくオンライン上でフォローをしてくれるところもあり、多忙な企業にとって心強い味方として位置づけられるようになっています。多くの外国人の従業員を抱える企業から支持されているコンサルタントがいる会社については、経済やビジネスの専門誌やサイトなどで取り上げられることもあります。そのため、どの会社に依頼をすればよいか迷っている際は、信頼できるツールを利用したり、無料の相談窓口がある会社に問い合わせをしたりするのがおすすめです。その他、短期間のうちに外国人の従業員とのコミュニケーションのポイントを押さえたい場合は、評判が良い人材コンサルティング会社が主催する法人向けのセミナーや講習会などのチャンスも利用しましょう。
外国人従業員と信頼関係を築くにはコミュニケーションが重要
外国人の従業員とコミュニケーションを取るには、日本人とは異なる背景を理解するのはもちろんのこと、仕事上でこまめにフォローをしたり、イベントを企画したりすることも大切です。また、信頼関係を築けるまでには時間が掛かることもありますが、経営者や人事担当者が中心になり、外国人採用に詳しい人材コンサルティング会社に相談をしたり、セミナーに参加をしたりするのも有効です。
